Der Mobile Außendienst

Jedes Unternehmen funktioniert auf der Basis von Kunden. Die meisten Dienstleistungsunternehmen betreuen Ihre Kunden direkt vor Ort. Wir stellen uns heute die Frage, wie arbeiten diese Außendienst Mitarbeiter? Wie kann diesen Mitarbeitern das iPhone dabei behilflich sein, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen? Höhere Arbeitseffizienz, schneller konkrete Entscheidungen treffen, mehr Zeit für den Kunden. Wie kann man sein iPhone so einrichten um diese Ziele zu  realisieren?

Anhand dieser Einführung möchte ich darlegen, wie die Arbeit eines Außendienstmitarbeiters anhand des iPhone’s und einer Reihe Apps eine Rundumlösung zu besseren Entscheidungen, erhöhtes Time Management und effizientere Arbeitsweise helfen kann. Ich möchte nun an Hand von Beispielen aufzeigen, wie ein Außendienst sinnvoll mobil arbeiten kann.

Info: Das Zeichen (Anleitung) führt zu Links bereits veröffentlichter Artikel auf unserem Blog, in denen teils genauere Beschreibungen vorliegen.

Grundfunktionen

Telefonieren, Nachrichten übermitteln und Termine verwalten tun wir schon lange. Seit geraumer Zeit nutzen wir auch unsere Smartphones wie z.B. das iPhone im beruflichen Alltag. Dazu stelle ich folgende Grundfunktionen vor und erwähne hilfreiche Apps, die die Standardapps des iPhones erweitern.

Mail

Die Email-App Mail wird standardmäßig mit dem iOS mitgeliefert. Meist wird sie mit einem Exchange-Server oder Google Apps (Anleitung) in einer Firma verbunden.

Kalender

Auch der Kalender ist standardmäßig enthalten. Hier trifft das selbe wie bei der Mail-App zu. Der Kalender des iOS ist für einfache Termine nutzbar. Wer jedoch mehrere Kalender verwaltet, Lese und Schreibrechte vergibt, mit Einladungen, Vorlagen etc. arbeitet, kann sich nach Alternativen umschauen. Für umfangreiche Kalenderfunktionen ist z.B. die App CalenGoo (Anleitung)  zu empfehlen. Wer seinen Urlaub und den seiner Mitarbeiter planen und im Kalender einbinden möchte kann z.B. die App Urlaubsplan nutzen. Der fertige und sich immer wieder ändernde Urlaubsplan lässt sich als Kalender abonnieren. Den Mitarbeitern, die in Schichten arbeiten, könnte z.B. die App Dienstplan Now helfen. Auch können Ferien und Feiertage einmalig in den Kalender eingebunden werden (Anleitung hier) und stehen damit immer aktuell zur Verfügung.

Kontakte

Wer viele  Kontakte zu pflegen hat, wird dies in der Standard App Kontakte tun. In den meisten Fällen synchronisieren wir die Kontakte mit der iCloud von Apple. Wer seine Kontakte sauber, nach Filtern und weiteren Auswahlmöglichkeiten mit Google synchronisieren möchte, kann hier Contacts Sync For Google Gmail (Anleitung) nutzen. Falls das Unternehmen Lotus Notes verwendet, bietet sich Awesync für das Synchronisieren mit Google an. Für das Synchronisieren von Google und weiteren Plattformen nach Outlook steht gSync zur Verfügung. Der Umgang mit Visitenkarten wird uns z.B. durch die App Cardreader (Anleitung) vereinfacht. Mit der App lassen sich auch auf einfacher Art und Weise die Kontaktgruppen managen. Wer viel mit Gruppenmail umgehen muss, kann die App Mail Groups (Anleitung) nutzen. Für das Exportieren von ausgewählten Kontakten nach Excel kann uns die App Contacs2Excel (Anleitung) behilflich sein. An dieser Stelle gibt es noch unzählige weitere Helfer die für bestimme Zielgruppen interessant werden.

  • Für SMS/iMessage nutzen wir die Standard-App Nachrichten. Plattformübergreifend ist die App WhatsApp (Anleitung) sehr oft in Verwendung. Whatsapp kann für jedes gängige Smartphone verwendet werden. Eine weitere App wäre hier auch Appsender (Anleitung).
  • Wer noch Faxe versenden möchte kann dies mit Hilfe von Faximo (Anleitung) tun.
  • Das Telefonieren ist natürlich eins der wichtigsten Grundfunktionen. Dazu wird auf dem iPhone die Telefon App verwendet. Wer sich eine Überblick über entsprechende Tarife/Flatrates verschaffen möchte, kann hier entsprechende Übersichten finden. Wer nur eine Festnetzflat haben sollte, aber trotzdem preisgünstig in andere Netze oder ins Ausland telefonieren möchte, kann das z.B. mit der App Phonecard (Anleitung) tun. Wer z.B. unter einer Rufnummer egal wo erreichbar sein möchte kann sich die Dienste eines VoIP Dienstes wie Sipgate bedienen. Das integrieren des iPhones in eine bestehende Fritz!Box Anlage mit der Fritz!Fon App ist auch möglich. Wer aus Anwendungen auf seinem Mac heraus mit seinem iPhone telefonieren möchte kann sich der App PushDialer (Anleitung) bedienen. Eine äquivalente App zur Nutzung unter Mac und Windows ist Remote Dialer.
  • Du möchtest vor Werbeanrufen etc. (Blacklist) weitestgehend geschützt sein, da hilft dir die Anwendung tellows Pro (Anleitung).

Daten

Der Umgang mit Dokumenten ist sehr oft erwünscht. Dazu gehört das Erstellen von Texten oder Tabellen, das Verwalten von Datenbanken, das Unterschreiben und Zerifizieren von Dokumenten, sowie Scannen, Drucken, usw. Einige Apps, die diese Arbeit erleichtern, möchte ich im Folgenden vorstellen.

Dokumente

  • Das Verwenden von Office Dokumenten ist im Alltag nicht wegzudenken. Wir finden in der Praxis überwiegend Microsoft Office im Einsatz. Laut Gerüchten soll in 2013 das Office auch auf die iOS Geräte kommen (Anleitung). Seit einigen Jahren gibt es jedoch einige Anbieter, die uns das mobile Arbeiten mit Office-Dokumenten schon deutlich vereinfacht haben. Dazu zählt z.B. die App Documents To Go ohne bzw. Documents To Go Premium mit Outlook (Anleitung). Mit diesen Apps können wir nicht nur Dokumente lesen, sondern auch bearbeiten.
  • Eine App, die nicht nur PDF sondern auch sämtliche eBook und andere Formate lesen kann ist GoodReader (Anleitung). Die App arbeitet auch mit vielen Cloudsystemen zusammen und darf auf keinen Fall fehlen.
  • Wer Notizen mit OneNote sammelt, bearbeitet und mit Arbeitskollegen teilt und Zugriff auf diese auch unterwegs haben möchte kann diese mit der App MobileNoter synchronisieren (Anleitung). Auch ein Bearbeiten der Dokumente unterwegs ist möglich.
  • Unterschreiben von Dokumenten kann einerseits mit der App Autograph (Anleitung) erfolgen oder indem wir PDF-Dokumente oder Fotos mit der App Signature for PDF (Anleitung) signieren. Für das Unterschreiben nimmt man einen besonderen Stift, mit dem man auf dem iOS Gerät entsprechend einfach zeichnen kann (Anleitung).
  • Einen Taschenrechner benötigt man sicher auch des öfteren. Möchte man das Gerechnete jedoch auch noch dokumentieren, so bietet hier die App Scalar die besten Voraussetzungen (Anleitung).
  • Möchte man keine Notizen auf Papier sondern gleich elektronisch anfertigen, um das Handgeschriebene sofort in Text umwandeln zu lassen, so sollte man sich hier der App WritePad bedienen (Anleitung). Hier gibt es für das iPad nochmals eine gesonderte App WritePad German for iPad. Damit lässt es sich auf der größeren Fläche des iPads besser schreiben.
  • Wer verschiedene Informationen sammeln muss und eine flexible Eingabe sucht, die er selbst mit gestalten kann, so ist hier der Einsatz einer Datenbank sinnvoll. Mit der App Tap Forms kann man sich individuell die verschiedensten Formulare anlegen, Informationen sammeln, filtern und mit Informationen wie z.B. den Kontakten bzw. Kalender  verknüpfen (Anleitung).
  • Natürlich gehört auch die Verwendung von Cloud Diensten zum Ablegen oder gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten dazu. Wie das im Einzelnen gehandhabt wird, ist von Firma zu Firma unterschiedlich. Eine kleine Übersicht haben wir hier mal aufgezeigt. Wer sich eine eigene Privat Cloud anlegen möchte um mit seinen Dokumenten sicher mobil arbeiten zu können, sollte sich die Synology NAS ansehen (Anleitung). Der eindeutige Vorteil von Google Drive ist hier, dass man aus der App heraus seine Dokumente direkt bearbeiten kann, ohne eine weitere App dazu aufrufen zu müssen.
  • Das Einrichten von VPN Tunneln zur sicheren Datenübertragung lässt sich auch mit einem iPhone oder iPad realisieren (Anleitung). Zum Einrichten auf einer Fritz!Box nutzt man am Besten die App FRITZ!Box VPN Assistent.

Scannen

  • Das Scannen von Dokumenten von Whiteboards, Notizen, usw. gehört zum Alltag und kann mit der App FinarX Scan (Anleitung) auf einfache Art bewältigt werden.
  • Wer Textpassagen scannen muss, um diese in anderen Dokumente weiter zu verarbeiten, kann diese mit der App Perfect OCR (Anleitung) tun.

Drucken

Wer kann wird das im iOS integrierte AirPrint nutzen, soweit er einen entsprechenden Drucker dafür hat. Wer nicht braucht andere Lösungen.

  • Einerseits gibt es hier die App gClout Print (Anleitung) die es ermöglicht, online an jeden beliebigen Drucker zu drucken, wenn er im Google Account mit eingebunden wurde.
  • Andererseits gibt es auch sogenannte PDF-Printer wie z.B. die App PDF Printer for iPhone mit der man aus Anwendungen heraus das Dokument an diese App übergeben kann, um damit eine PDF zu erstellen. Diese können dann geteilt werden.
  • Auch etliche Druckerhersteller haben eigene Druckanwendungen herausgebracht. Diese funktionieren in den meisten Fällen nur im eigenen W-LAN Netz.

Präsentationen

Wer mit Präsentationen umgehen möchte, kann auch dazu sein iPhone nutzbar machen.

  • Einerseits können wir mit der App MobileMouse unseren Mac/PC steuern (Anleitung).
  • Andererseits können wir uns auch direkt mit einem Beamer verbinden. Das geht einerseits per HDMI, per VGA oder per Audio/Video Verbindungskabel. (Noch nichts für iPhone 5)
  • Oder man benutzt gleich einen mobilen Projektor, in den wir das iPhone einfach stecken. Bislang habe ich noch nichts für das iPhone 5 gefunden.

Soziale Netzwerke

Wir sind nicht alleine. Ein Kunde wird niemals nur durch uns betreut. Es gibt andere Gewerke, Produkte und Dienstleistungen, die unser Kunde in Anspruch nimmt. Oder wir arbeiten z.B. in einer Branche und benötigen für unsere Produkte und Dienstleistungen Partner, um sie sinnvoll zu vermarkten. Sozialer Netzwerke helfen auch beruflich, mehrere Kontakte zu verwalten. Welche Dienste für eure Projekte sinnvoll sind, hängt von der Branche und den individuellen Anforderungen ab.

  • Zu nennen wäre hier das Netzwerk Xing (jetzt Neu mit Visitenkartenscan). Die ist ein reines Geschäfts-Netzwerk. Hier findet man Gleichgesinnte oder kann aber auch in speziellen Gruppen mitwirken. Das amerikanische Äquivalent dafür wäre LinkedIn.
  • Die sozialen Netzwerke Facebook und Twitter werden von vielen Firmen genutzt, ganz besonders im internationalen Markt. Diese Netzwerke sind bereits im aktuellen iOS direkt integriert.

Unterwegs

Viele im Außendienst sind zu ihren Kunden ständig irgendwie unterwegs. Dabei nutzen sie sicher die unterschiedlichsten Verkehrsmittel. Für die Orientierung schlagen wir hier mal einige Apps vor, die das Leben einfacher machen können. Auch das sind nur Beispiele, da die Auswahl an Möglichkeiten hier sehr groß ist.

Mit dem Auto

  • Die Klassiker für Vielfahrer sind hier natürlich einerseits Navigon Europe und TomTom Europa. Beide Apps sind nach Kauf gleichzeitig für iPhone und iPad nutzbar. Sicher gibt es hier noch weitere Navigations-Apps zu nennen. Diese Klassiker bieten jedoch für Vielfahrer die meisten Funktionen. Natürlich gibt es für Staumeldungen, Blitzer etc. auch separate Apps.
  • Tankstellen findet man natürlich auch in den Navigations-Apps., meistens sind diese jedoch nicht immer ganz aktuell. Wer da genauere Daten sucht, kann z.B. Apps nutzen wie Aral Tankstellen Finder (Anleitung). Aber auch Shell, Esso und mystar haben ihre Apps. Wer die Kraftstoffpreise vergleichen möchte kann z.B. die App Spritpreise oder Spritpreis Check nutzen bevor er zum Tanken fährt.
  • Hilfe unterwegs? Kleine Helfer können z.B. Unfallhelfer Europa, Autoreparatur (Anleitung) oder Pannenhilfe sein. Natürlich ist auch der ADAC vertreten. Auch bieten viele Versicherungen direkt über eine App hier Hilfeleistungen an.
  • Wer an einem Tage mehrere Ziele anfahren muss, kann diese Ziele vor der Weitergabe an eine Navigation noch optimieren. Da bietet sich z.B. die App Smart Route (Anleitung) an.

Mit dem Mietwagen

Mit dem Taxi

  • Nicht immer gibt ein Mietwagen einen Sinn. Wer des öfteren ein Taxi in Deutschland mieten möchte, kann sich z.B. der App Taxicaller (Anleitung) bedienen. Mit den Apps Taxi.eu oder Frogne geht das sogar europaweit.

Mit öffentlichen Verkehrsdiensten

  • Viele fahren mit der Bahn. Hier kann man die App DB Navigator nennen, mit der auch gleichzeitig Buchungen vorgenommen werden können.
  • Für Auskünfte von Fahrplänen kann neben der eben genannten App z.B. auch die App Fahrplan genannt werden.

Mit dem Flugzeug

  • Wer fliegen muss kann sich zum Buchen die jeweilige App der entsprechenden Fluggesellschaft holen. Oder er vergleicht vorher. Hier kommen z.B. die Apps Flugsuche (Anleitung) oder Skyscanner Alle Flüge weltweit! (Anleitung) in Frage. Diese helfen schnell eine Übersicht der möglichen Flüge und deren Preise zu bekommen.
  • Um über Veränderungen von ankommenden oder abfliegenden Flügen in Deutschland informiert zu werden, kann sich der App GermanAirports (Anleitung) bedienen. Für ähnlichen Service in Europa oder weltweit bieten sich die Apps der jeweiligen Flughäfen besser an. Diese haben häufig bereits einen Push-Dienst enthalten, um auf Veränderungen und Informationen hinzuweisen.
  • Wer eine App sucht, die einem mit Reiseinformationen der Flughäfen in der ganzen Welt unterstützt, sollte sich die App Flug+ (Anleitung) ansehen

Wo Übernachten?

Offline/Online Orientierung

Ist man im eigenen Land unterwegs nutzt man vermutlich die Apple Karten oder Google Maps. Was aber wenn man unterwegs ist und kein Internet zur Verfügung hat? Hier kommen Offline Karten in Frage.

  • Mich persönlich konnte bisher nur City Maps 2Go (Anleitung) als Offlinevariante überzeugen. Verbunden mit Wikipedia überall auf der Welt verwendbar.
  • Ein weiterer Helfer kann hier AroundMe (Anleitung) sein. Mit dieser Online App findet man sofort alle notwendigen Informationen in der Umgebung.

Währungen

  • Für die, die in anderen Ländern wissen wollen, wie der aktuelle Umrechnungskurs ist, bietet sich die einfach zu bedienende App MyWährung (Anleitung) an. Hier ist man schnell informiert.

Video/Konferenzen

Wie kann man neben Telefon, SMS und Emails unterwegs noch mobil sein?

  • Telefonkonferenzen werden immer häufiger genutzt. Sie müssen jedoch nicht immer teuer sein. Wer eine Flatrate z.B. für das Festnetz hat, kann etliche Dienste kostenfrei nutzen. Hier findet ihr eine entsprechende Aufstellung dafür. Die App myTelco ist eine Alternative, die keine weiteren Kosten verursacht. Hier kann man eine Festnetznummer beantragen und die Teilnehmer per Email einladen. Mit der App TelcoAssist kann man seine Telefonkonferenzen organisieren. Das Tool soll aus dem Kalender die Telefonnummer und PIN auslesen können. Wenn das nicht klappen sollte, kann man mit der App im Vorfeld die Telko mit Telefonnummer und PIN speichern. Ideal für unterwegs, da man nur noch Wählen tippen muss.
  • Aber auch mit VoIP (Voice over IP) Lösungen kann man an Meetings teilnehmen. Erwähnenwert sind hier einmal Teamviewer für Meetings (Anleitung) und andererseits Cisco WebEx Meetings.
  • Für Gespräche und Videokonferenzen in alle Welt nutzen wir natürlich schon lange Skype. Auch die Standard App des iOS FaceTime kann für solche Gespräche genutzt werden.

Abrechnung

Eventuell müssen unterwegs auch entsprechende Abrechnungen getätigt werden. Auch hier können uns einige Apps behilflich sein.

  • Mit der App Reisekosten (Anleitung) kann man seine Kosten auf Reisen, egal wie mobil man unterwegs ist, ob Inland oder Ausland immer gleich mit aufzeichnen. Die Abrechnung kann man anschließend auch gleich an die Firma weiterleiten.
  • Du musst unterwegs die Arbeitszeiten erfassen? Dann könne hier eine App wie z.B. iJobber helfen. Die Arbeitszeiten können dann auch in den Kalender eingetragen werden. Wer Stundenzettel benötigt und Überstunden erfassen muss, kann sich eventuell der App Stundenzettel(Timesheet) – Verwalten Sie Ihre Arbeitszeit bedienen.
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